مدرسه

اهمیت و ضرورت برنامه ریزی

•  برنامه ریزی از اساسی‌تر‌ین وظایف مدیران و کارکنان است که مانند پلی زمان حال را به آینده مرتبط می سازد. به عبارت دیگر برنامه‌ریزی میان جایی که هستیم با جایی که می‌خواهیم به آن برویم پلی می‌سازد و موجب می‌شود تا آنچه را که در غیر آن حالت شکل نمی‌گیرد، پدید آید.از آنجایی که همه سازمانها به دنبال آنند که منابع محدود خود را برای رفع نیازهای متنوع و رو به افزایش خود صرف کنند. پوپایی محیط و وجود تلاطم‌ در آن، و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی می‌افزاید.

• پیتر دراکر معتقد است که میان موثر بودن (انجام کارهای درست)  و کارآیی(درست انجام دادن کارها)  تفاوت است و این دو در مراحل انتخاب هدفها و آنگاه در چگونگی کسب آنها توأم می باشد .

•  

• تعریف برنامه ریزی

• در متون مدیریتی گاهی دو واژه planning , programming را به جای یکدیگر به کار می برند ؛ در حالی کهprogramming به نوعی برنامه ریزی جزئی تر دلالت دارد. برای برنامه ریزی تعاریف متعددی ارائه شده است ؛ بطوریکه هر یک از نظریه پردازان سعی کرده اند با توجه به زمینه تخصصی خود آنرا تعریف کنند. در ذیل چند مورد از این تعاریف ارائه شده است :

• 1.  برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد

• 2.  برنامه ریزی عبارتست از تعیین هدف و یافتن یا پیش بینی کردن راه تحقق آن

• 3.  برنامه ریزی عبارتست تصور و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و پیش بینی کردن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند.

•  

•  
• هدف از برنامه ریزی

• 1. افزایش احتمال رسیدن به هدف، از طریق تنظیم فعالیتها

• 2. افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه ساختن عملیات

• 3. متمرکز شدن بر طریق دستیابی به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسیر

• 4. مهیا ساختن ابزاری بر کنترل

•  
• انواع برنامه ریزی

• برنامه ها برای مقاصد متنوعی تنظیم می‌شوند وبه فراخور هر وضعیت به گونه‌ای متناسب با آن شکل می‌گیرند لذا دسته بندی ذیل را برای انواع برنامه ریزی عنوان می‌نماییم :

• 1.  برنامه‌ریزی تخصصی

• گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف برای انجام آنها برنامه‌ریزی می‌شود. این برنامه ریزیها را برنامه ریزی تخصصی می‌نامند که بر اساس وظایف در سازمان عنوان می‌گردد.

• الف- برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید)

• ب - برنامه ریزی نیروی انسانی

• ج - برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه

• 2. برنامه ریزی عملیاتی

• برنامه های اجرایی برای به اجرا درآوردن تصمیمات راهبردی طرح می‌شوند به عبارت دیگر برنامه های اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ می‌گردند.

• مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از :

• الف - تدوین برنامه های کوتاه مدت

• ب- تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد

• ج- ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها

• د- تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید

• 3.  برنامه ریزی راهبردی یا استراتژیک

• برنامه ریزی راهبردی در بردارنده تصمیم گیری‌هایی است که راجع به اهداف راهبردی بلند مدت سازمان می باشند.دراین نوع از برنامه ریزی مقاصد (مأموریتها) و هدف‌های سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف های کمی و کوتاه که آن را هدفگذاری  می‌نامند ، تجزیه می گردد.

• همچنین سیاستهای کلی (تدوین و تنظیم خط مشی ها) و برنامه های عملیاتی طرح‌ریزی می گردد.

• برنامه ریزی راهبردی، آینده را پیش‌گویی نمی‌کند ولی می تواند در موارد ذیل یاری دهد:

• الف- فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آتی؛

• ب- ایجاد فرصت کافی برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر؛

• ج- اتخاذ تصمیمهای صحیح در زمان مناسب

• د- تمرکز بر انجام فعالیت های ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب

• مراحل عمده برنامه ریزی:

• 1. آگاهی از فرصتها ، مسائل و نیازها

• 2. تعیین اهداف کوتاه مدت

• 3. تعیین مفروضات

• 4. تعیین گزینه‌های مختلف

• 5. ارزیابی گزینه‌های مختلف

• 6. انتخاب یک راه

• 7. فرموله‌کردن برنامه‌های فرعی

•  
• بطوریکه ملاحظه می‌شود برنامه‌ریزی یک جریان مداوم در جهت پیشرفت فعالیّتها برای حصول هدفها و مقاصد از پیش تعیین شده است . از نتایج برنامه‌های اجرا شده نقاط ضعف و انحرافات و همچنین نقاط قوت و جنبه‌های مثبت باید به منظور رفع نقایص و بهبود عملیات در آینده استفاده نمود .
•  
•  
• برنامه‌ریزی موثر
• توجه به موارد ذیل موجب موثر بودن برنامه‌ریزی می‌گردد :
• 1. برنامه‌ریزی منطقی باید دارای‌ مدت زمانی باشد که بتواند تکاپوی انجام تعهدات ناشی از تصمیمات امروزی ما را بکند
• 2. همه افراد درگیر، درک صحیحی از برنامه و چگونگی اجرای آن داشته باشند

• 3. وجود همفکری و همکاری در امور برنامه‌ریزی
• 4. ایجاد شرایط مناسب برای برنامه‌ریزی از سطوح بالای سازمان
• 5. شروع برنامه‌ریزی از سطوح بالای سازمان و سازمان یافته باشد.
•  
• محاسن برنامه‌ریزی
• برنامه‌ریزی در هر سازمان محاسن زیادی دارد که مهمترین آنها به شرح ذیل است :
• 1. تحقیق اهداف سازمان
• 2. برنامه‌ریزی ، به ایجاد فرصت برای اجرای تصمیمها کمک می‌کند
• 3. برنامه‌ریزی به اجرای منظم طرحها و تحقق اهداف سازمان کمک می‌کند

• 4. برنامه‌ریزی عامل تطبیق رشد سریع فن‌‌آوری محیط با سازمان

• 5. برنامه‌ریزی موجب تسریع رشد ا قتصادی در سطح کلان می‌شود

• 6. برنامه‌ریزی به تقویت روحیه کار گروهی کمک می‌کند و به افزایش کارآیی سازمان می‌انجامد.